Construire une base de données efficace en 4 étapes

Un élément clé dans la croissance d’un projet est souvent négligé : la gestion des données clients. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi il est important d’avoir une base de données et vous partager nos 4 étapes pour la construire.

Regrouper et structurer les données

Tout d’abord, une base de données permet de stocker et d’organiser vos informations sur les clients, les prospects et les partenaires de votre activité. Cela inclut leurs préférences, leurs comportements d’achat et bien plus encore.

La base de données peut également vous aider à identifier vos clients les plus rentables et à améliorer la fidélisation de ceux-ci pour augmenter vos revenus. En ayant accès à ces informations, vous pourrez mieux comprendre vos cibles et leurs besoins, ce qui vous permettra de personnaliser vos offres.

Se sentir unique et dorloté par une marque est un sentiment qu’apprécieront vos clients. Toutefois, comment leur offrir un service adapté à leurs envies si vous ne les connaissez pas ?

Gérer les données clients

Regrouper les données provenant de différentes sources et les structurer dans un même outil, vous permettra d’avoir une vue globale sur les informations dont vous disposez.

En adoptant une gestion proactive de vos données clients, vous pourrez :

• Solliciter de nouveaux clients
• Analyser les tendances (par exemple: leur réactivité aux soldes)
• Renforcer la fidélité de votre clientèle
• Accroître la valeur de chaque client

Certaines actions pourront être automatisées comme l’envoi d’e-mails marketing ou la génération de rapports analytiques, c’est l’un des avantages majeurs d’une base de données. En automatisant la gestion des données clients, vous pourrez prendre des décisions plus réfléchies, en vous basant sur des résultats chiffrés.

Sans base de données, c’est risqué !

A contrario, ne pas avoir de base de données peut être très risqué pour le développement de vos activités. Si toutes les données de vos clients sont collectées dans un fichier Excel ou sur des Post-its, il est facile de les perdre ou de manquer des informations cruciales. Cela peut vous conduire à des erreurs coûteuses, telles que l’envoi de messages marketing inappropriés ou la perte de contact de prospects.

Comment structurer une base de données ?

Une réflexion autour de la structure lors du set-up permettra à vos équipes d’optimiser son utilisation et son efficacité. Voici 4 étapes et outils clés pour construire une base organisée :

1 – Choisir son outil de gestion ou CRM

Nous conseillons généralement à nos clients d’utiliser un CRM ou un outil de gestion de projet pour créer leur base de données. Le CRM est une solution tout-en-un permettant de stocker les informations, de les gérer et de suivre vos interactions avec les clients.

En ce qui concerne les outils de gestion de projet, ceux-ci peuvent aussi être utilisés pour construire une base de données. Ils permettent de créer des listes, des cartes et des tableaux pour organiser les tâches et développer la base de données pour suivre l’avancement de chaque client.

Nous conseillons à nos clients d’utiliser un CRM ou un outil de gestion de projet pour créer leur base de données.

2 – Sélectionner les informations à encoder

Lors du recueil des données, quelles sont les informations pertinentes à recueillir ? Ci-dessous, une liste d’idées qui vous aideront à construire une vision précise du contact :

3 –  Structurer ses données

Ensuite, déterminez les informations qui seront stockées dans votre base de données. Pour cela, prenez le temps d’imaginer sa structure en déterminant les tables à créer, les champs à ajouter et les tags à implémenter. Les noms des tables, des champs et des tags doivent être clairs et descriptifs, afin de faciliter la compréhension pour chacun des utilisateurs.

• Les tables sont liées à une entité spécifique, telle qu’un client ou un revendeur. Chaque table est constituée de champs (colonne) et de lignes qui contiennent les informations pour chaque entité.
• Les champs définissent les types de données qui seront stockés dans une table, tels que le nom, l’adresse, ou l’email. Chaque champ est associé à un nom.
• Les tags sont des étiquettes qui peuvent être assignés de manière flexible, à chaque entité et sont souvent utilisés pour ajouter des informations de catégorisation (une catégorie de produit, le statut d’une commande, …).

4 – Vérifier et corriger les erreurs

Enfin, une fois que les relations ont été définies, il est important de vérifier la qualité des données de la base. Les erreurs et les doublons peuvent avoir des effets négatifs. Les outils de gestion de bases de données fournissent généralement des fonctionnalités pour détecter et résoudre les fautes.

Une base de données bien entretenue

Avoir une base de données bien organisée et régulièrement mise à jour est un élément clé de la croissance d’une organisation. En utilisant les bons outils et logiciels, il est possible de créer un outil solide et efficace pour stocker et gérer les données de l’entreprise. En conclusion, une base de données de qualité peut aider une start-up ou une PME à se différencier de la concurrence et à améliorer son efficacité opérationnelle.